"매달 70건 이상의 회계 처리, 7시간의 반복 작업... 더 나은 방법은 없을까?"
IT 비전공자인 지원팀 백석민 프로가 직접 만든 회계 자동화 시스템, 오류율 0%까지
매월 마지막 주가 되면, 제 하루는 회계 전표 처리로 시작됐어요
처리해야 할 전표는 70여 건. 그중 세금계산서만 55건이었습니다. 각 업체에서 보낸 거래명세서를 메일에서 찾아 다운로드 하고, 공급 가액을 확인한 뒤 ERP에 입력을 했어요.
전표를 하나씩 클릭하며 계정과목과 적요, 세금코드를 입력하곤 했죠.
업체마다 세금계산서 발행일이 다르다 보니, 같은 과정을 여러 번 반복해야 했어요. 월말이면 7시간이 이 작업에 쓰였습니다.
하지만 시간만이 문제가 아니었습니다.
"회계팀에서 계정 처리 기준이 바뀌거나 계정과목이 세분화되면, 이전 방식과 헷갈려서 전표가 반려되는 일이 잦았어요."
잘못된 계정과목 처리, 세금코드 입력 실수. 한 번의 실수가 전표 반려로 이어지고, 재작성 시간이 추가되고, 다른 부서의 비용 정산이 지연되는 악순환이었습니다.
지원팀은 회사 전체의 비용을 관리하고 처리하는 곳이라, 한 건의 오류가 여러 부서에 영향을 미쳤습니다.
내가 이 업무를 가장 잘 아니까, 직접 바꿔보자
또다시 전표 오류로 재작성을 하던 어느 날, 문득 생각이 들었습니다.
'매달 반복되는 이 과정을 자동화하면 오류도 줄이고 시간도 절약할 수 있지 않을까?'
마침 사내 IT 조직에서 'RPA 현업 활용 확대 교육' 공지를 했고, 바로 신청했어요.
"내가 이 업무를 가장 잘 아니까, 내가 원하는 대로 만들어보자."
처음부터 70개 항목 전부를 자동화하려 했다면 시작도 못 했을 겁니다. 대신 가장 공수가 많고 고정적으로 발생하는 세금계산서 55건부터 해결해보기로 했어요.
RPA 교육을 받으며 가장 먼저 한 일은 오류 유형 분석이었습니다. 전표 작성 경험을 바탕으로 발생 가능한 오류 상황을 케이스별로 정리하고, 각 상황에 대응하는 검증 코드를 하나씩 추가했죠.
문제를 하나씩 풀어가다
첫 번째 난관은 거래명세서였습니다. 각 거래처마다 양식이 제각각이었어요.
"같은 '공급가액'인데, 어떤 업체는 메일 본문에 표로 정리돼 있고, 어떤 업체는 PDF 첨부 파일 3페이지 중간에 숨어있고, 또 어떤 업체는 엑셀 파일로 보내왔어요."
RPA는 정해진 위치의 데이터만 읽을 수 있는 제약이 있어요. 그래서 각 이메일에서 여러 형태로 제공된 공급가액을 자동으로 추출해 구글 시트에 정리하는 단계를 만들었습니다.
처음 혼자 완성한 RPA는 약 60개의 액티비티로 구성되어 있었습니다. 고정비와 변동비 전표 생성 코드가 거의 똑같았지만, 각각 따로 만들다 보니 코드가 매우 길어졌어요.
RPA 프로젝트 멘토와 이 상황을 논의하며 해결책을 찾았습니다.
"변동비 금액을 먼저 채워놓고, 탭만 바꿔가며 같은 코드를 실행하면 어떨까요?"
탭 이름을 변수로 처리하는 방식으로 재설계하니 60개 액티비티가 40개로 줄었습니다. 코드가 짧아지니 처리 시간도 줄고, 문제 발생 시 수정도 훨씬 빨라졌습니다.
AI로 코드 장벽 넘기
IT 비전공자가 어떻게 복잡한 코드 문제를 해결했을까요?
슈피겐코리아 전 직원에게 무료로 지원되는 Gemini Pro가 핵심 도구였어요.
"자바스크립트에서 특정 날짜를 ERP 입력 형식으로 변환하려면 어떻게 해?" Gemini에 이런 질문을 던지고, 답변 코드를 테스트하며 문제를 하나씩 해결해나갔어요.
UiPath 개발자 포럼에서 비슷한 문제를 해결한 사례를 찾기도 했어요. 나와 같은 고민을 하고 있는 사람이 분명히 있을 거라 생각했죠.
역시, 있었습니다. "이거 내가 하려던 거잖아!" 하며 바로 적용했어요.
6시간이 1시간으로, 그리고 조직 전체로
Before → After
- 매월 70여 개 항목 수작업 처리 → 55건 자동화
- 월말 7시간 소요 → 1시간 내외 처리 (83% 절감)
- 빈번한 오류 발생 → 오류율 0%
"이제는 서브 컴퓨터로 RPA 실행만 눌러놓고 다른 할 일을 하고 있을 때가 가장 뿌듯합니다."
제가 개발한 RPA 회계 전표 처리 시스템은 다른 팀에도 공유됐어요. 각 부서는 담당 업무에 맞게 개선해 사용 중입니다. 경험을 바탕으로 다른 임직원을 지원하며, 사내 자동화 확산에 기여하고 있어요.
절약된 6시간은 비용 패턴 분석, 절감 방안 기획, 프로세스 개선 같은 전략적 업무로 채워졌습니다.
문제를 가장 잘 아는 사람이 직접 해결하다
IT 비전공자가 어떻게 이것을 해낼 수 있었을까요?
"RPA 담당자에게 맡기면 더 빠르게 완성할 수도 있었죠. 하지만 이 업무의 예외 상황, 오류 패턴, 처리 기준을 가장 잘 이해하고 해결할 수 있는 건 직접 업무를 하는 사람이니까요.
제가 직접 만들면 정확히 원하는 대로 만들 수 있다고 생각했습니다." 그리고 이런 도전이 가능했던 건, 회사의 지원 덕분이었습니다.
- IT 조직의 RPA 교육과 멘토 지원
- 전 직원에게 제공되는 Gemini Pro
"처음부터 완벽하게 하려고 하면 시작도 못 했을 거예요. 가장 공수가 많은 55건부터 시작했고, 이 작은 성공이 다음 단계로 나아갈 수 있는 자신감을 줬습니다."
현재는 법인카드 전표 처리 자동화를 준비 중입니다.
"문제 해결 능력이 크게 성장했어요. RPA 개발은 단순히 코드를 짜는 게 아니라, '문제와 우선순위를 정의하고, 어떻게 해결할 것인가'를 빠르게 반복하는 과정이었습니다."
RPA에서 시작된 변화, 일상으로
최근 전사 공지에 올라간 '알아두면 쓸데없는 슈피겐 지식' 콘텐츠. 3D 덕필(슈피겐 마스코트) 이미지가 눈길을 끌었어요.
"예전에는 슈피겐 마스코트 덕필이의 다양한 이미지가 필요할 때마다 디자인 조직에 요청했어요.
그런데 지금은 Gemini에 기존 덕필 이미지를 넣고, '이런 자세로, 이런 표정으로' 프롬프트를 입력하면 원하는 형태로 바로 나와요."
AI 활용은 이미지 제작, 문서 작성, 데이터 분석 등으로 확장되고 있습니다.
"시간 오래 걸리겠다"가 아니라 "AI로 어떻게 바꿔볼까?"
이 질문이 조직 내에서 자연스러운 업무 방식으로 자리 잡고 있습니다.
작은 질문에서 시작된 변화
시작은 단순했어요. 매달 반복되는 7시간의 전표 처리를 줄이고 싶었던 것. 하지만 그 작은 질문은 업무 프로세스 개선으로, 조직 전체로의 확산으로, AI를 활용한 일하는 방식의 변화로 이어졌습니다.
지금 이 순간, 여러분의 책상 앞에도 매달 반복되고 복잡해 보이는 업무가 있을 거예요.
"이렇게 하면 되는데 시간이 너무 오래 걸려."
"실수하면 처음부터 다시 해야 하는데..."
그럴 땐 이렇게 물어보세요
"더 나은 방법은 없을까?"
슈피겐코리아에서는 이런 작은 질문이 실제 변화가 됩니다.
"원래 이렇게 해왔으니까"가 아닌 "어떻게 바꿔볼까?"를 묻는 순간, 변화는 시작돼요.
WORK NEXT LEVEL : Unlock Yourself
